Conseil QSE : du webinar à l’audit interne

Du suivi QSE à distance à l’audit interne chez un spécialiste du conseil en organisation par l’espace de travail

« Imaginons l’espace pour ceux qui y travaillent »

Telle est la devise de Génie des Lieux, société de conseil qui a choisi de faire appel à D’Dline 2020 pour un suivi original et efficace de sa méthodologie QSE.

S’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue depuis 2011, cette PME de 35 salariés choisit en 2013 d’approfondir et d’accélérer les processus QSE par un accompagnement original en deux temps :

  • la nomination en interne d’une ressource dédiée à l’amélioration continue
  • le conseil à distance sur 6 mois, par une formule souple et efficace de séminaire en ligne interactif appelé webinar.

C’est dans ce cadre contractuel que D’Dline 2020 est intervenue chez Génie des Lieux en guidant régulièrement l’animatrice qualité à distance, de façon agréée et 100% modulable.

Par entretiens programmés à l’avance et selon un ordre du jour établi en fonction des avancées, les troncs communs des systèmes de management ont été approfondis de façon méthodologique en vue d’un audit interne à l’issue des 6 mois de mission.

Quelques prérequis

Choisir d’être guidé à distance sur des enjeux QSE requiert une certaine discipline et une confiance sans faille dans le choix de son conseiller. D’Dline 2020, à l’origine du lancement de la démarche d’amélioration continue chez Génie des Lieux bénéficiait déjà d’une connaissance pointue des rouages de l’entreprise, tant dans son fonctionnement que dans sa philosophie.

Par ailleurs, un engagement contractuel précis sur les attentes et les livrables a permis de clarifier en avant projet avec les associés, le périmètre des actions à mener en co-conception avec l’animatrice qualité.

Avantages de la formule

Tout à fait adaptable au timing des intervenants, la formule webinar permet, tant au futur audité qu’au consultant d’optimiser les réunions et les livrables :

  • pas de temps perdu lors des rendez-vous,
  • échanges de fichiers et itérations successives grâce aux NTIC
  • une qualité d’écoute sans pareil car sans interférences

De l’accompagnement QSE à l’audit interne

Après 6 mois d’accompagnement hebdomadaire, la stratégie QSE enclenchée en 2011 reprend forme avec pour objectif ultime un audit interne ; un timing serré pour insuffler une dynamique aux pilotes de processus et qui oblige à prioriser les actions.

  1. maîtrise de la partie Qualité par un focus sur certains processus prioritaires (management, réalisation et support)
  2. mise en conformité des aspects réglementaires liés à la Santé-Sécurité et au code du travail
  3. ébauche d’une politique Environnementale

Forte d’une politique QSE ainsi affichée dans l’entreprise, le levier du management visuel fut pratiqué à bien d’autres égards inhérents aux impératifs de communication interne, chers à l’ISO. La visite d’étonnement menée sur place par D’Dline 2020 à l’issue de sa mission et en début d’audit interne, a permis ce type de constats très « parlants » en terme de structuration de la démarche !

Les marges de progression

Après deux jours d’audit interne calibrés entre interviews des acteurs, revue des process et vérification des enregistrements, D’Dline 2020 a rendu ses premières recommandations.

Pour ce faire, des grilles de cotation QSE spécifiques à la méthodologie D’Dline 2020 ont été minutieusement renseignées, suivant 3 curseurs de maturité du système de management QSE :

  1. une définition claire
  2. une démonstration avérée du SMQSE
  3. son intégration

Au final, malgré certains écarts constatés, la démarche QSE de Génie des Lieux gagne 6 points par rapport au premier diagnostic effectué en 2011. Une démarche de progrès encourageante et qui va dans le bon sens !

Toutefois, au regard des exigences ISO l’entreprise doit consolider sans attendre ces avancées. A ce stade D’Dline 2020 formule les pistes suivantes, pour guider son client :

  • clarifier la maîtrise de ses enregistrements
  • pérenniser la communication au service des parties prenantes (internes et externes)
  • maintenir la relation client & SI par une écoute soutenue des clients et une analyse approfondie des actions
  • veiller à déployer sans tarder la partie environnementale comme axe stratégique