Dans toutes les sphères du travail, on entend souvent dire qu’il faut constamment être plus productif. Cette injonction s’est peu à peu muée en commandement majeur du monde du travail. C’est un impératif qu’il faut respecter si l’on veut suivre la cadence effrénée du marché et se démarquer dans une situation de concurrence extrême.
Même dans les petites entreprises, le rythme soutenu n’admet plus que cela : il faut être productif. En d’autres termes, il faut réaliser le plus de tâches correctement dans un temps qui se rétrécit de plus en plus. La productivité mesure les résultats des travailleurs et les érige au rang de valeur qui sert à mesurer la qualité de ceux-ci.
En effet, dans un monde où la flexibilité du travail est devenue si présente, c’est le fait d’accomplir un grand nombre de tâches dans un temps imparti qui déterminera notre capacité à demeurer ou non dans l’entreprise. Ce constat est donc susceptible de déstabiliser de nombreux travailleurs, surtout les jeunes qui entrent dans la vie active. Les études qu’ils ont réalisées ne les ont pas forcément préparés à un tel paradigme. De plus en plus, ils ont besoin de pistes pour s’insérer dans une entreprise qui demande une productivité toujours accrue. Ainsi, nous allons vous présenter un guide complet de conseils et d’astuces qui vous permettront de devenir plus productif dans votre travail.
Les trois clés de la productivité
La concentration
Pour commencer, il faut savoir que la concentration est l’une des qualités principales à développer lorsque l’on veut être productif dans son travail. En effet, plus vous resterez concentré, plus longtemps vous pourrez réaliser les tâches demandées.
Vous devez rester focalisé sur votre objectif immédiat et tout mettre en œuvre pour y arriver le plus rapidement possible. La difficulté est d’éviter les distractions, qu’elles viennent de votre propre esprit, de ce que vous trouverez sur le web ou même de votre environnement de travail.
Il est vrai qu’avec le développement d’Internet et des contenus disponibles, il existe de trop nombreux moyens de se distraire depuis son ordinateur. De même, pour peu que l’un de vos collègues vous appelle pour poser une question ou encore vous donner une tâche supplémentaire à réaliser, votre concentration peut très vite vous quitter. L’exercice sera donc de savoir la récupérer lorsque vous reviendrez à la tâche. Pour ce faire, faites travailler votre esprit en vous focalisant uniquement sur la tâche à réaliser et les moyens nécessaires pour y arriver.
L’énergie
Ensuite, la manière dont vous dépensez votre énergie au travail déterminera votre capacité à réaliser de nombreuses tâches. Vous devez la gérer intelligemment, de manière équilibrée, afin qu’elle soit toujours au même niveau pour chaque tâche. En effet, si vous ne savez pas bien gérer votre énergie, vous ne pourrez pas accomplir tout ce que vous avez l’intention de faire. Par exemple, si vous avez trois tâches à réaliser et que vous vous donnez à fond pour la première, qui est plus compliquée, vous pourrez effectivement la remplir. Mais vous serez peut-être trop fatigué pour accomplir les deux suivantes, ou en tout cas, vous l’accomplirez moins bien.
Ainsi, il est préférable de commencer la première tâche de manière simple, mais déterminée, tout en gardant en tête que vous en aurez deux autres à réaliser. En étant concentré, vous pourrez garder votre énergie de manière adéquate. Il apparaît dorénavant plus important de réaliser un grand nombre de tâches que d’en réaliser un petit nombre, mais à la perfection. Il s’agit donc ici de trouver un équilibre entre ce que vous pouvez faire et ce que vous avez à faire. Ne vous pressez pas, ne vous surmenez pas. On dit bien qu’en ménageant votre monture, vous irez beaucoup plus loin.
Le temps
Le dernier point important qui vous permettra d’avoir une grande productivité, c’est bien entendu la gestion de votre temps. La gestion de la concentration et de l’énergie sont indissociables de celle du temps, puisque chaque tâche ne nécessite pas le même temps de réalisation. Pas plus que la même énergie ou la même concentration. En effet, répondre à des mails à la chaîne ou préparer toute une campagne de communication ne requiert pas le même temps de concentration.
Vous savez qu’entre deux mails, vous pouvez vous prendre une ou deux minutes de pause le temps de reposer votre esprit. Mais cela n’est pas possible pour la campagne de communication, car vous aurez besoin de travailler pendant de longues heures d’affilée. Marquer des pauses ne ferait que vous retarder et cela pourrait même vous faire perdre votre concentration. Vous devez contrôler votre temps afin de maîtriser la réalisation de chacune de vos tâches. C’est ainsi que vous pourrez pleinement être productif.
Quelques conseils supplémentaires pour accroître votre productivité
Afin d’être plus productif, il existe certaines petites astuces qui vous aideront dans ce sens. Par exemple, vous pouvez penser à utiliser la « règle des trois » au quotidien. Il s’agit de vous focaliser sur trois objectifs principaux que vous avez à accomplir dans la journée. Vous vous organisez donc pour remplir toutes les tâches qui y sont reliées. Fixez-vous de nombreux petits objectifs immédiats afin d’accomplir ces trois objectifs différés. Vous pouvez également appliquer cette règle à la semaine, au mois ou même à l’année. Garder en tête ces trois victoires devrait ainsi vous permettre de toujours rester concentré.
En outre, vous pouvez appliquer certaines stratégies dans votre organisation qui vous permettront d’équilibrer l’attention, l’énergie et le temps. Par exemple, vous pouvez grouper des tâches similaires à réaliser dans un temps imparti. En effet, vous irez plus vite si vous avez la même tâche à effectuer plusieurs fois d’affilée. Cela vous évitera également les distractions intempestives puisqu’il s’agira d’imposer un temps relativement court. Ainsi, prendre 1 heure pour répondre à tous vos mails d’un coup sera plus productif que répondre séparément à chaque mail qui viendra vous déranger pendant la réalisation d’une tâche importante.
Enfin, sachez qu’il existe de nombreux outils informatiques sur le marché, applications et logiciels, qui peuvent vous aider à vous organiser au mieux afin de devenir plus productif. Bien qu’il soit conseillé de déconnecter son téléphone lorsque l’on réalise une session intense de travail, vous pouvez user des applications qui vous aident à mieux gérer votre temps. Par exemple, Rescue Time vous offre une meilleure connaissance de votre gestion de l’attention. On retrouve aussi l’application Post-it qui regroupe toutes vos tâches afin que vous ne perdiez jamais de vue les objectifs qui vous sont assignés.
Pour conclure…
Nous avons donc vu que la gestion du temps, de la concentration et de l’énergie alloués à l’effort sont déterminants dans la réalisation efficace de nos tâches au travail. Plus vous saurez les maîtriser et plus vous rechercherez l’efficience, plus votre travail sera productif. Avec tous ces conseils, vous avez désormais toutes les cartes en main pour devenir le travailleur que l’on vous demande d’être.